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Auf den Punkt gebracht:

Dieser Beitrag beschreibt, das externe Projektmitarbeiter mit Ihren Fähigkeiten wie Knowhow, Erfahrung, Flexibilität und Mentoring ein Projekt proaktiv und transparent zum Erfolg führen können. Die intern richtige Begründung des Einsatzes setzt Potentiale in unterschiedliche Richtungen frei. Klare Rahmenbedingungen und messbare Ziele sind Grundvoraussetzung vor jedem Start. Wir sind der Meinung, dass der richtige Mix eine absolute Bereicherung darstellt.

Industrie 4.0, digitale Transformation und Agilität verändern Projektmanagement zusehends. Für Projekte müssen Jahr für Jahr mehr Ressourcen vorgehalten werden. Der Projektmanager oder -leiter, in dem es vorrangig in diesem Beitrag geht, bringt Zeit, Anforderungen, Qualität und Budget in Einklang.

Effektives Krisenmanagement zu betreiben erfordern gute Ausbildung, Erfahrung und permanente Motivation. Diese könntest Du intern besetzen oder extern zukaufen. Die Größe und Komplexität des Projektes entscheidet darüber, ob ein Vollzeitmanager sinnvoll ist oder nicht. In der Fertigungsindustrie ist es üblich, die Verantwortung für das Projekt dem bestehenden operativen Team zu übertragen. Bedenke, dass existenzielle Themen des Projektes dann im Alltagsgeschäft vernachlässigt werden, weil die Arbeitslast bei 180 % liegen könnte …oder war der eigentliche Job nicht auf 100% ausgelegt?

Es erklärt sich von selbst, dass über der Kapazitätsgrenze arbeitende Mitarbeiter Aufgaben vernachlässigen und schleichend Lücken entstehen lassen. Es kommt zwangsläufig zur Eskalation, die im dann bereits fortgeschrittenen Stadium schwer aufzulösen ist. Somit empfehlen wir Dir, Dich frühzeitig mit einer sauberen Ressourcenplanung auseinanderzusetzen. Auch wenn diese Arbeit Zeit kostet, ohne zunächst Gegenwert zu erzeugen. Die sogenannte „Zehnerregel“ bekannt aus dem Qualitätsmanagement besagt, dass fehlende Planung zu Beginn eines Vorhabens bis zum zehnfachen an Korrekturaufwand inkl. Budgetbedarf verschlingt, wenn erst im laufenden Projekt optimiert wird.

Was kann ein Externer leisten?
Auf die Erfahrung kommt es an. Wenn geforderte Fertigkeiten passen, kommt ein Externer mit Knowhow, entstanden durch Erfolge und Fehlschläge, aus denen Dein Unternehmen profitieren kann. Zudem sind Externe, weil es der Markt und Beruf erfordert, mit Ihrer Weiterbildung auf dem aktuellen Stand der Dinge. Der berühmte Tellerrand oder die bekannte Betriebsblindheit tun ihr Übriges dazu. Qualifikationslücken können schnell für die Dauer des Projekts geschlossen werden.

Die Befähigung der festangestellten Mitarbeiter bedeuten neben zusätzlichen Kosten einen größeren Zeitaufwand, den das laufende Projekt schlecht stemmen kann. Obgleich wir die Weiterbildung Deiner internen Mitarbeiter absolut gutheißen. Für den Moment jedoch kannst Du Dich der Flexibilität am Markt bedienen, produkt- oder branchenspezifische Skills sind in Form von kaufmännischen und technischen Experten verfügbar.

Ob für die Überholung Deiner Produktionslinie, der Einführung einer komplexen Software oder der Koordination in einem humanitären Projekt. Projektmanagement ist die wohl facettenreichste Disziplin. Feedback unserer Kunden haben uns bestätigt, dass ein externer Projektmitarbeiter besser in der Lage ist, Entscheidungen unvoreingenommen, neutral und proaktiv zu treffen. Du wirst keine zwischenmenschlichen, über Jahre gewachsenen Dispute vorfinden, interne Bürokratie oder in diesem Fall konträre Unternehmens-Regelwerke verhindern nicht den „Freigeist“ und nicht vorhandenen „Änderungswillen“ gibt es nicht. Die meisten Entscheider sind der Meinung, dass es diese Hürden im eigenen Unternehmen nicht gibt. Sie irren. Es sind menschliche, schon immer dagewesene Charakterzüge, die es weitergeben wird. Was nicht schlimm ist, wenn die Führungsebene Ihre Aufgaben im Projektmanagement erfüllt.

Um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, müssen Arbeitsergebnisse messbar definiert sein. Sind Erwartungen klar und Richtlinien definiert, kannst Du die guten Fähigkeiten wie Objektivität, das frühzeitige Erkennen von Problemen und dazugehörige Strategien zu deren Bewältigung voll ausschöpfen. Das „magische Dreieck“ in Deinem Projekt ist auf Kurs.

Expertentipp: Um Time, Scope und Budget vernünftig monitoren zu können empfiehlt sich der Einsatz hilfreicher Tools. Hierzu gibt es einfach zu erlernende und schlanke Lösungen am Markt, die in vielen Fällen dem externen bereits bekannt sind. Gut ausgebildete Projektmitarbeiter schaffen es damit, die wichtigste Anforderung zu berücksichtigen: Transparenz im Projekt und zielgerichtete wie zugeschnittene Aussagen zur Lage an alle Beteiligten.

Das Projektgeschäft ist von vielen Faktoren abhängig. Die Corona-Krise hat gezeigt, dass das Vorhalten einer eigenen Projektorganisation zu einem Problem werden kann, wenn plötzlich Aufträge einbrechen. „Projektmanagement as a Service“ (PMaaS) dagegen kostet Dich den tatsächlich entstehenden Aufwand, hat kaum anfängliche Investitionskosten, ein kürzeres Onboarding und kann skalierbar zurückgefahren werden. Diese Einsparungspotentiale sollten Berücksichtigung finden. Ein weiterer, durchaus zu erwähnender Vorteil ist der Wissenstransfer an Deine eigenen Mitarbeiter während der Projekte. Das Projektteam setzt sich in dem meisten Fällen auch aus internen Kräften zusammen. Eine gute Gelegenheit für alle, die eigene Fähigkeiten ausbauen möchten. Wir konnten beobachten, dass innerbetriebliche Konflikte und Dispute durch den Einbezug Externer eher aufgelöst werden können. Interne Mitarbeiter öffnen sich Betriebsfremden häufiger. Nicht selten ist die Führungsstärke bei externen Beratern so gut ausgeprägt, dass diese verstehen, entsprechend zu vermitteln.

Expertentipp: Es muss Deiner Belegschaft klar sein, warum Externe hinzugezogen werden. Es darf nicht der Eindruck entstehen, dass vorhandene Skills nicht ausreichen. In der Regel entschließt sich der Unternehmer dazu, den Einsatz mit fehlenden, nur temporär benötigten Kapazitäten zu begründen.

Der Weg ist das Ziel. Bei der Auswahl eines Externen müssen Ausbildung und Erfahrung sitzen. Lass Dir ein Beraterprofil zukommen und bitte um Angabe von Referenzen. Im besten Fall kann der Angefragte Empfehlungen vorweisen, die nachprüfbar sind. Bevor es losgeht, ist der Arbeitsrahmen zu schaffen und ein gegenseitiges Agreement einzugehen. Befugnisse, Verpflichtungen, restloses Ausräumen von Zweifeln wie der Angst um Daten und Geheimnisse sind für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit essenziell.

Vor dem ersten Tintenstrich im Projekt ist der Umfang mit seinen Zielen, Ergebnissen und Maßnahmen festzulegen und zu kommunizieren. Die Wichtigkeit eines Project Charters oder zu Deutsch Projektauftrag ist so groß, dass es am Anfang des Projekts die höchste Priorität eingeräumt werden sollte. Der Gegenstand der Beauftragung muss wasserfest sein. Allein diese Aufgabe rechtfertigt einen eigenen Blogbeitrag, daher belassen wir es an dieser Stelle dabei. Auf Nachfrage geben wir Dir mehr Informationen an die Hand. Sind die Ausarbeitungen im Interesse beider Parteien besiegelt hilft ein gutes Briefing, Mitarbeiter und die Kultur im Unternehmen kennenzulernen. Der Zugang zu allen beteiligten Ressourcen und Interessengruppen ist sicherzustellen.

Auch wenn die Vorarbeiten einen Moment dauern – der Einsatz externer Kräfte in Kombination mit Deinen internen Spezialisten ist eine absolute Bereicherung. Dessen sind wir uns sicher.