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Auf den Punkt gebracht:

Dieser Artikel geht der Frage nach, wie wichtig die Mitarbeit der Geschäftsführung und des oberen Managements für den Projekterfolg ist. Die richtige Philosophie und das Vorleben dieser, ist ein entscheidendes und wichtiges Erfolgskriterium. Dieser Beitrag soll die Rahmenbedingungen und Fragen beleuchten die nötig sind, um erfolgreiches Projektmanagement im Unternehmen durchzuführen. Unserer Meinung nach ist ein Weckruf an die Verantwortlichen schon lange überfällig.

ca. 7 min.

Stehst Du nicht auch oft vor der Frage, warum und weshalb es gerade in Deinem Projekt so läuft wie es läuft? Hast Du hier irgendwas verpasst, vergessen zu beachten oder hattest Du vielleicht einfach nicht genügend Rückenwind durch Deinen Vorgesetzten? Lebt die Geschäftsführung die Durchführung der Projekte genauso wie Du? Ist es auch deren “BABY”? Wir sagen in den meisten Fällen, Nein! Geht es Dir auch so? Scheitern diverse Vorgehen in Deinen Projekten am Desinteresse des eigenen Unternehmens, der eigenen Führungsebene oder sogar den ausführenden Teams?

Liebe Geschäftsführung, wir brauchen Eure Unterstützung! Hört zu und entscheidet! Es geht nur Miteinander! Und genau da kommen wir zum eigentlichen Thema dieses Beitrags.

Kostendruck und immer kürzer werdende Produktlebenszyklen führen zu mehr Projekten die schneller umgesetzt werden sollen. Das rückt das Geschäftsfeld Projektmanagement immer mehr in den Fokus und sollte dementsprechend in der Unternehmenskultur etabliert sein. Wenn wir in die Zukunft blicken, wird es, egal für welche Unternehmensgröße, unabdingbar sein, dieses Geschäftsfeld zu integrieren und zu leben. Die Kunden und noch viel wichtiger, die eigenen Projektmitarbeiter, wollen sich aufgehoben fühlen, einen zentralen Ansprechpartner haben und in definierten Strukturen zu Hause sein. Wieso gelingt es Unternehmen Projekte erfolgreich und strukturiert zum Ziel zu führen und wieso verfehlen andere trotz hohem Einsatz kontinuierlich ihre Projektziele?

Stellst Du Dir die Frage, wie Du erfolgreiches Projektmanagement in Deinem Unternehmen umsetzen kannst?! Welche Prozesse müssen gelebt werden?  Die Geschäftsführung, leitende Personen in Abteilungen und projektspezifische Stakeholder intern sowie extern, müssen vom ersten Tag des ausführenden Projektes in Ihre Pflichten genommen werden. Du benötigst die Zuarbeit, ein Nein, ein Ja, eine wichtige Meilenstein Entscheidung dieser Personen, um Dein Projekt zielgerecht zum Abschluss zu bringen, um eine erfolgreiche Durchführung des Projektes zu garantieren und am aller wichtigsten deine eigene Motivation an deinem „BABY“ zu sichern! Wir sprechen von bestimmten Rahmenbedingungen, die im Unternehmen vorhanden sein müssen, um erfolgreich Projekte abzuwickeln. Diese müssen von der Unternehmensspitze durch alle Instanzen getragen werden.

Expertentipp: Projektmanagementrichtlinien sollten nur Gremien erlassen, welche entsprechende Kenntnis vom operativen Geschäft hat. In gemeinsamer Zusammenarbeit mit der obersten Leitung entsteht ein Leitbild, welches von allen Mitarbeitern getragen wird. Im besten Fall haben langjährige und affine Mitarbeiter an der Ausarbeitung mitgewirkt. Sollte ein Projekt nicht wie erwartet ablaufen und der Kunde eskaliert, geschieht dies meist in Richtung Unternehmensführung. Die Königsdisziplin ist es nun, das Problem vertrauensvoll zurück an die Operative zu übergeben und dem Kunden klar zu machen, dass dort die Lösungsfindung am besten aufgehoben ist. Das stärkt die Belegschaft ungemein.

Eine klare Struktur, ein Standard, definierte Rahmenbedingungen welches auf jedes Unternehmen und deren Projekte zugeschnitten ist, sollte der erste Gedankengang sein, dieses Geschäftsfeld zu integrieren. Vom ersten Tag an muss die Geschäftsführung dahingehend mit im Boot sitzen. Sehr geehrte Geschäftsführer /-innen, ihr seid diejenigen, die das Unternehmen nach außen hin vertreten. Habt also auch in der Projektdurchführung ein Ohr für eure Mitarbeiter. Nur gemeinsam können die Ziele erreicht werden und ist somit auch ein ausschlaggebender Punkt für den Unternehmenserfolg.

Expertentipp: Uns ist klar, dass die Geschäftsführung oder der Vorstand von Großkonzernen nicht die Möglichkeit hat, mit Einzelnen aus dem Projekt ins Gespräch zu gehen. In solchen Fällen ist es jedoch unabdingbar, dass Personen im Management oder Board reibungslos zusammenarbeiten und ein Rückfluss bis an die Oberste Leitung sichergestellt ist. Der zuvor skizzierte Ernstfall im Falle einer Eskalation lässt sich in Eskalationsszenarien niederschreiben. Ein internes Audit zeigt, ob die Wege funktionieren. Wir sind für Befähigung und Vertrauen durch alle Instanzen im Unternehmen.

Hast Du eine bestehende PM Philosophie in Deinem Unternehmen? Nachfolgende Fragestellungen geben erste Hinweise darauf:

  • Hast Du schon mal von einem Steuerkreis in Deinem Unternehmen gehört?
  • Gibt es einen regelmäßigen Austausch zwischen involvierten Abteilungen, Kunden und anderen Stakeholdern?
  • Ist bei Dir eine durchgängige Transparenz gegeben?
  • Gibt es bspw. vorhandene PM- oder Eskalationsprozesse?
  • Sind Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar geregelt?
  • Bestehen bei Dir definierte Kommunikationswege?
  • Sind bei Dir vordefinierte Meilensteine integriert?
  • Werden bei Dir im Unternehmen PM Standards (Prozesse, Vorlagen, etc.) gelebt?
  • Ist eine gemeinsame kontinuierliche Organisationsentwicklung vorhanden?
  • Werden Audits in Projekten durchgeführt?
  • Arbeitest Du mit Kennzahlen?

Noch nie gehört oder nur teilweise bekannte Begriffe, die aber viel zu oft durch anderweitige tagesaktuellere Themen unter den Tisch fallen und nicht für wichtig angesehen werden? Dann könnte es sein, dass die Philosophie in Deinem Unternehmen dahingehend fehlt oder nicht gelebt wird. Was sind nun die nächsten Schritte, wenn Du den Eindruck hast, dass es möglicherweise Handlungsbedarf in der Projektabwicklung und den Geschäftsprozessen gibt. Wenn Du wissen möchtest wie es in Deinem Unternehmen um das Projektmanagement steht, solltest Du Dich mit folgenden 4 Handlungsfeldern auseinandersetzen:

Wichtig ist es zu verstehen, dass es mehrere Möglichkeiten zur Findung und Integration eines definierten Projektmanagement-Standards gibt. Der erste Schritt ist es zu erkennen, dass hier Handlungsbedarf besteht.  Die richtige Philosophie wird durch Gemeinschaft, Vertrauen und dem Erfolg im Unternehmen geprägt.
Der Auf- und Ausbau einer zukunftsfähigen Struktur und einer Organisation, welche Deine vorhandenen Prozesse aufleben und kontinuierlich optimieren lässt und auf jedes Projekt individuell anpassbar macht, sollte das Ziel sein.

Bist Du der gleichen Meinung? Hast Du während des Lesens öfters genickt oder ein leichtes Schmunzeln verspürt? Ja? Dann los, sprich mit Deinen Vorgesetzten oder aus anderer Sicht mit Deinen Mitarbeitern darüber und versucht gemeinsam Klarheit und Ziele zu schaffen. Es kann Dich und das Unternehmen nur weiterbringen, um flexibel und leicht auf die Kundenbedürfnisse wie Deine eigenen Bedürfnisse reagieren zu können.

Expertentipp: Vorbereitung ist die halbe Miete. Eine Analyse vorab sollte konkret die Problemfelder aufdecken. Gehe nach dem SMART-Prinzip vor. Es zählen Fakten und  keine Bauchwerte. Sinnvoll ist es, beim Aufzeigen der Probleme gleichzeitig Lösungsansätze bereit zu halten. Bedenke den Kostenrahmen und führe vorab eine Kalkulation durch. Weise auf die Amortisation hin. Ziele auf den konkreten Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter. Mit den Ergebnissen aus dem Gespräch solltest Du dann alle Personen in Kenntnis setzen, die im Vorfeld mitgewirkt haben. Viel Erfolg beim Überzeugen!

Auf einen Austausch und Deine Erfahrungen hierzu sind wir gespannt. Schreib uns, wir freuen uns auf Dein Feedback. Solltet Du Unterstützung bei weiteren Schritten benötigen, dann kannst Du Dich auch jederzeit direkt an uns wenden. Wir unterstützen, wo wir können.